一、窗体和模板简介 窗体与模板的区别之一在于它们的使用方式与保存位置不同。
窗体应当发布到Outlook窗体库之一,例如“个人窗体库”包含私 人使用的窗体,各种以Outlook文件夹命名的窗体库包含了在特定 文件夹下使用的窗体。 模板是扩展名为.oft的普通Windows 文件。选择菜单“文件/新建/选择窗体”,在“查找”栏选择模 板文件夹(例如“文件系统中的用户模板”),就可以找到各种可 用的模板。如果要使用窗体,选择菜单“文件/新建/选择窗体” ,选择合适的窗体库或文件夹,然后选择可用的窗体。如果窗体 被发布到了 Outllook文件夹(例如收件箱),该窗体的名字可以从 “动作”菜单找到。Outlook本身带有许多标准(或默认)窗体, 它们就是用户打开某个 Outlook文件夹后点击“新建”按钮时看到的窗体,具体看到哪一个窗体与当时打开的文件夹有关,例如,打开收件箱文件夹时,点击“新建”按钮打开的是新建邮件的窗体。 创建自定义窗体之后,必须把窗体发布到某个窗体库才能使用它。窗体库一般是本地的;如果在网络上,则目标必须是共享或公用的文件夹,而且还要有必要的权限。 如果使用了email定制窗体,应当确保收件人能够识别该窗体。由于窗体是定制的,收件人不一定能够访问窗体的定义信息。为了确保收件人能够看到完整的邮件,必要时应当把窗体定义信息和窗体一同发送。下面我们可以看到,有一个复选框专门用来完成这个任务,它保证收件人接收的email中包含窗体的定义信息。另外,使用定制窗体时,还应当保证收件人使用的是Outlook,否则,他们可能无法查看收到的内容。但是,对于模板文件,这种情况就不会出现了。
二、创建邮件模板 要创建邮件模板,第一步是创建一个新的邮件。在文件夹视图中点击“收件箱”,再点击“新建”按钮创建新邮件。填写邮件的内容,一般地,这里需要输入一些邮件的正文内容和签名。具体需要输入哪些内容与模板的用途有关。例如,如果email模板用于外出通知,只需说明自己不在办公室,紧急公务请联系另外的人;对于常规的公告邮件,则应当包含所有总是在公告中出现的内容。记住,应用模板时模板本身不会被改变,删除文字总是要比添加文字方便,所以,最好在模板中放入该类email中经常出现的所有信息。 如果用该模板创建的邮件总是与特定的事件相关,例如要求获取某类信息或帮助,可以为邮件设置主题,避免以后每次重新输入主题。有些邮件总是有一组固定的接收者,在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”栏目输入这些邮件地址,可以进一步简化以后的操作。 完成邮件模板之后,接下来要保存它。选择菜单“文件/另存为”,从“保存类型”列表选择Outlook模板(*.oft),输入模板文件的名字,“保存位置”显示出了保存模板的默认位置。 为便于访问,可以把模板加入到Outlook面板。Outlook面板包含了许多指向Outlook工具的快捷方式。当定制模板的数量日益增加时,在Outlook面板中创建组来管理模板不失为一种好方法。
1、右击Outlook面板的任意空白区域,选择菜单“添加新组”,Outlook面板的底部出现了一个新的组, 为该组指定适当的名称,例如“模板”。
2、双击组的名称,打开该组。 组里面可以放入各种快捷方式,例如Outlook工具、Web页面、Word文档以及email模板等。模板是扩展名为.oft的文件,所以可点击 Windows菜单“开始/搜索/文件或文件夹”查找。把找到的模板文件拖入Outlook面板,然后为面板中的快捷方式指定合适的名称。
三、把模板保存为窗体 把模板保存为窗体的好处是,当用户打开特定的文件夹时,如“收件箱”,他可以很方便地通过动作菜单访问相关的窗体,而且窗体的运行速度要比模板略快。另外,利用窗体可以构造出某些特殊的功能,例如复杂的控制功能,模板没有这方面的优势。 把模板保存为窗体的过程是:
1、首先创建模板,或打开现有的模板。
2、选择菜单“工具/窗体/将窗体发布为”,从“查找”选择“收件箱”,指定窗体的名称,点击“发布”,Outlook提示是否要选中“将项目与窗体定义一同保存”复选框,选择“是”。
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